on rethinking email

repenser les emails

version française / please read in English below

"Plus on passe de temps à envoyer des emails, moins on est heureux et plus on est stressé". Tout un constat, mais compréhensible et largement partagé, surtout après de multiples mois de travail à distance.
En 2017, lors des modifications du droit du travail français, une tentative de préserver le soi-disant droit à la déconnexion est entrée en vigueur. Les entreprises de cinquante employés ou plus ont été tenues de négocier des politiques spécifiques concernant l'utilisation du courrier électronique après les heures de travail. BMW a suivi des objectifs similaires pour réduire le temps que les travailleurs consacrent aux courriels le soir ou le week-end. Le groupe a imposé la règle du 20/08 à l'ensemble de son personnel, leur permettant de ne pas répondre aux emails de huit heures du soir à huit heures du matin.

Une recherche scientifique, vraiment ?

Ces intentions sont louables. Elles peuvent même avoir un certain effet... Alors pourquoi nous sentons-nous toujours submergés par nos boîtes de réception pleines ?
Les chercheurs ont trouvé des liens clairs entre les emails et le malheur. Une étude, publiée en 2019, a examiné les tendances à long terme de la santé d'un groupe de près de cinq mille travailleurs suédois. Ils ont constaté que l'exposition répétée au "besoin d'être constamment connecté" était associée à des résultats de santé "sous-optimaux".
Nous n'avons pas vraiment besoin de recherches pour saisir quelque chose que la plupart d'entre nous ressentent intuitivement. Que l'on travaille au bureau ou à domicile, tout le monde semble souffrir d'une manière ou d'une autre de surcharge au quotidien.

Regroupez ce bazar

Heureusement, Tim Feriss a trouvé une solution apparemment étonnante. Dans son livre de la semaine de 4 heures, il a partagé l'astuce consistant à ne répondre aux e-mails que deux fois par jour. Une chose parfaite et facile à appliquer pour les enseignants ou les étudiants, n'est-ce pas ? Ils passent la majeure partie de leur journée dans une salle de classe, à interagir les uns avec les autres. En fait, ils ne devraient déjà répondre aux e-mails que le matin, avant le cours, et le soir, juste après l'enseignement.
Apparemment ce n’est pas vraiment une solution non plus. Des chercheurs de l'université de Californie ont placé des caméras thermiques sous quarante écrans d'ordinateur, ce qui leur a permis de mesurer les bouffées de chaleur sur le visage d'une personne, signe de détresse psychologique. Ils ont découvert que le regroupement des vérifications des inbox n'est pas une vraie solution. Pour les enseignants, mais surtout pour les étudiants, le fait de regrouper “le bazar” peut en fait les stresser encore plus. J'appelle cela le “Academic-FOMO”. Nos étudiants déjà stressés s'inquiètent de tous les "messages urgents" de l'école ou des tutors qu'ils ont dû ignorer, alors qu'ils faisaient ce qu'ils étaient venus faire en premier lieu : apprendre.

Connexion ou communication ?

Quand le fait de vider une inbox d’emails est-il devenu synonyme de travail ou d'étude ? Comment la rapidité de réponse aux courriels, plutôt que sa précision ou son empathie, est-elle devenue un indicateur clé de performance ? 

Si ma maison est en feu, je ne contacte pas les pompiers par courrier électronique. Les questions urgentes ou importantes ne peuvent jamais être traitées de cette manière. Les appels téléphoniques ou les réunions physiques sont essentiels. Si on décide de ne pas appeler ou de ne pas se rencontrer parce qu’on ne veut pas déranger, la question n'est tout simplement ni urgente, ni importante. Elle peut donc attendre, de même que la réponse à cette question. 

Ce n'est pas parce qu'il nous est possible d'envoyer et de recevoir des messages sans cesse pendant nos heures de veille et de sommeil que c'est une façon durable d'exister. Nous sommes des humains, pas des routeurs de réseau. Nous avons besoin de plus que de simples connexions par le biais de messages, nous avons besoin d'interactions humaines et d'expériences sensorielles pour communiquer, pour comprendre.

Bien qu'elles vous aient été envoyées sous la forme d'un courriel, j'espère sincèrement que ces réflexions n'ont pas ajouté trop de stress d’inbox. Je vous souhaite un excellent week-end.

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English version / Lisez la version française ci-dessus

“The more time we spend emailing, the less happy and more stressed we become.” Quite the statement, but understandable and widely shared, especially after multiple months of remote work.
In 2017, during changes to the French labour law, an attempt to preserve the so-called right to disconnect went into effect. Companies with fifty or more employees were required to negotiate specific policies about the use of email after work hours. BMW followed similar goals to reduce the time that workers spent with emails during the evening or over the weekend. The group imposed the 20/08 rule for its entire staff, allowing them not-to-answer emails from eight at night until eight in the morning. 

Scientific research, really?

Those intentions are laudable. They may even have a certain effect… So why are we still feeling overwhelmed by our filled inboxes?
Researchers have found clear connections between e-mail and unhappiness. A study, published in 2019, looked at long-term trends in the health of a group of nearly five thousand Swedish workers. They found that repeated exposure to “the need to be constantly connected” was associated with “suboptimal” health outcomes.
We don’t really need research to capture something that most of us feel intuitively. Whether one works in an office or from home, everybody seems to somehow suffer from overload on a daily basis.

Batch that shit

Luckily Tim Feriss came up with a seemingly amazing solution. In his book of the 4-hour week, he shared the trick of answering email only twice a day. A perfect and easy thing to apply for teachers or students!
They both spend most of their day in a classroom, interacting with each other. They should by fact already only answer emails in the morning, before class and in the evening, just  after teaching, shouldn’t they?
Apparently no. Researchers from the University of California placed thermal cameras below forty computer monitors, allowing them to measure the heat blooms on a person’s face indicating psychological distress. They discovered that batching in-box checks is not a real solution. For tutors, but especially for students, batch checks of email  may actually stress them even more. I call it Academic-FOMO. Our already stressed students worry about all “the urgent messages” from the school or tutors they had to ignore, while they were doing what they came to do in the first place: to learn.

Connection versus Communication

When did emptying an inbox become synonymous with getting work done or with studying? How did the quickness of answering emails, rather than its precision or empathy, become a key performance indicator? 

If my house is on fire, I don’t contact the fire department via email. Urgent or important matters can never be dealt with this way. Phone calls or physical meetings are crucial. If one decides not to call or to meet because one doesn't want to disturb, the issue is simply neither urgent, nor important. Hence it can wait, as well as the answer to it.
Just because it’s possible for us to send and receive messages incessantly through our waking and sleeping hours doesn’t mean that it is a sustainable way to exist. We are humans, not network routers. We need more than simple connections through messages, we need human interactions and sensorial experiences in order to communicate, to understand.

Although sent to you in the form of an email, I sincerely hope that these thoughts have not added too much inbox-stress. Have a great weekend.

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